IMHO – Bürokratie – Fluch und Segen!

In diesem Beitrag findest du:

  • Meine Argumentation(en), wieso Bürokratie trotz allem wichtig ist und bleibt, und wie man grundsätzlich ein geeignete(re)s Maß an Bürokratie finden kann.
  • Eine Minibefragung, um einen ersten Status zum Bürokratielevel in deinem Unternehmen zu erhalten.
  • Die Einladung, eines meiner kostenlosen Tools zu nutzen, um den Symptomen noch mehr auf den Zahn zu fühlen. Und damit verbunden, an einer Buchverlosung teilzunehmen. 
  • Eine Anleitung, um konkrete Schritte zu unternehmen und mit Gleichgesinnten in deiner Organisation an dem Thema zu arbeiten.

Lass uns loslegen:

Was passiert bei dir, wenn du eine Gegenüberstellung liest, wie „Bürokratie ODER Agilität“? 100% Zustimmung? 100% Ablehnung? Oder eher die 80-20 bzw. doch lieber 20-80 Variante?

Auch wenn es mir selbst widerstrebt: Ich glaube am Ende beinhaltet das optimale Zusammenarbeits-/Betriebssystem eines Unternehmens wahrscheinlich deutlich mehr Bürokratie als mir (und die?) lieb ist. Andererseits, und da bin ich mir sicher, wird dies signifikant weniger sein, als heute vielfach gelebt wird. 

Wieso ich das glaube? !

Klar, wir bewegen uns in einer Welt, in der Langsamkeit, starres Festhalten an alten Normen und komplizierte Entscheidungswege signifikante Wettbewerbs- und Performancenachteile mit sich bringen. Und, klar, wir leben in einer Welt, in der wir von fixen Stellenbeschreibungen, Macht als Statussymbol sowie hierarchischen Aufstiegs- und Karrieremöglichkeiten zwar im ersten Moment oftmals persönlich profitiert haben, aber dennoch davon wegkommen (sollten), um nicht aus einem strukturellen und systemischen Versehen & Versagen heraus, zukünftig erfolgskritische Kompetenzen und Talente auszugrenzen und zu übersehen.
Vor allem aber sollte klar sein, dass, wie du im vorherigen Satz gesehen hast, Bürokratie nicht nur Last, sondern auch Hilfe ist. Und, ganz ehrlich, wir brauchen Bürokratie. In ihr stecken noch immer wichtige Elemente, die wir für die Leistungsfähigkeit der Organisation und unsere individuellen Karriere- und Entwicklungswege nutzen und für die bislang selten Alternativen etabliert sind. 

Dem Bürokratiemonster auf den Zahn gefühlt

Fakt ist: Die nervigen Bürokratiemonster, mit denen wir uns ständig herumschlagen, bestehen nicht nur Anweisungen und Vorgaben, die dazu dienen sollen, mit maximalem Widerstand möglichst viel Lebenszeit zu verschwenden. Es gibt auch ein paar Elemente, die schon jetzt  (Zusammen-)arbeit und unsere Karrierewege leichter, schöner, besser und einfacher machen. Die Herausforderung ist, die einen von den anderen zu unterscheiden. 

Die klassische Zielsetzung einer guten, echten, ehrlichen, d.h. nicht korrumpierten Bürokratie ist es, Gerechtigkeit herzustellen. Unbeachtet von Person, Rolle, Aufgabe und Status, sollte jeder nach den gleichen klaren Regeln behandelt werden. Es gibt festgelegte, optimierte, ‚reibungslose‘ Abläufe, die einzuhalten sind, absehbare Argumentationen und Entscheidungsgründe, ohne Raum für Innovation und Interpretation und damit ein hohes Maß an Verlässlichkeit. Alles Elemente, die es leicht machen, (m)ein Arbeits- und Karriereleben zu planen. Es ist berechenbar, wie es mit der Karriere weitergehen wird, was zu tun ist, um befördert zu werden und was vermieden werden muss, um nicht auf der Straße zu landen. All das schafft ein nicht zu unterschätzendes Maß an psychologischer Sicherheit und Stabilität und nicht umsonst zieht es, in einer Zeit rapider Veränderungen und vergleichsweise großer Unsicherheiten, viele, junge Menschen, die neu in den Arbeitsmarkt kommen, zu Behörden und in ‚sichere‘ Jobs. 

Doch diese Vorteile, die lange entscheidend waren, um Unternehmen gut und sicher durch die Zeit zu führen, sind jetzt, im dynamisch hektischen Dauerwandel zu markanten Nachteilen geworden. Die mit der Bürokratie einhergehende soziale Kälte und der oftmals ad absurdum geführte Gerechtigkeitsgedanke hat Unternehmenskulturen bis über alle Grenzen hinaus belastet. Sie hat Organisationen in ihren Entscheidungen fast bis zum Stillstand verlangsamt und vor allem gibt es nur noch extrem selten bürokratische Strukturen, die nicht korrumpiert sind und in denen nicht einzelne einen massiven persönlichen Vorteil ziehen.

Bürokratie braucht das richtige Maß. 

Oft lese, höre, sehe ich, wie Bürokratie verteufelt und für alles Schlechte verantwortlich gemacht wird. Und leider stimmt vieles davon. Überzogene Bürokratie zieht die Kultur runter, verkompliziert Prozesse, macht die Zusammenarbeit mühsam und zäh. Sie steht immer genau dann und da im Weg, wo dringend und schnell Lösungen gefunden werden müssen. Besser wäre alles ohne sie!

Aber HALT, ist das wirklich so? Ist ein Leben so ganz ohne Bürokratie, total agil, flexibel und voll dynamisch tatsächlich so erstrebenswert und das A und O?

Ich bin überzeugt, und das zeigen auch meine Befragungen und Studien: wir müssen viel, sehr viel Bürokratie(n) aus Unternehmen entfernen. ABER, wir sollten dabei auch ganz bewusst bedenken, was tatsächlich störend und hinderlich ist, und was im Gegenteil sehr nützlich und positiv wirkt, auf individueller Ebene, wie für die ganze Organisation. 

Ziel muss es sein, Routinen, Strukturen, Denk- und Handlungsrahmen zu entwerfen, die den gleichen Zweck erfüllen, die Stabilität, Sicherheit und Verlässlichkeit schaffen. Sie müssen klare Rahmenbedingungen und Gerechtigkeit ermöglichen, die aber ZUGLEICH ein positives soziales Miteinander und transparente Berechenbarkeit trotz großer Dynamiken und Komplexität bieten.

Was also lohnt zu bewahrt zu werden – und was kann weg?

Klassischen Symptome für zu viel Bürokratie sind soziale Kälte, zu geringe Entscheidungs- und Umsetzungsgeschwindigkeiten und mangelnde Flexibilität. Die Folge sind zunehmender innerer Widerstand, Sarkasmus, Zynismus, der Verfall von Ethik, Moral und Werten, und/oder Schattenorganisationen, die auf dem kleinen Dienstweg irgendwie versuchen ihre Aufgaben zu erledigen. Die damit schwerwiegendste Folge: Viel der Energie, die sich zielgerichtet für höhere Wertbeiträge und mehr Wertschöpfung einsetzen könnte, wird vergeudet. 

Mehr noch, weil bürokratische Strukturen durch ihre klar abgegrenzten Einflusssphären und Machtstrukturen auch immer persönliche Befindlichkeiten schüren, gibt es (zu) viele (vermeintliche) Gewinner. Traurig ist nur, dass auf deren Kosten gleichzeitig alle verlieren, denn die Kosten eines solchen Verhaltens sind immens und der Wertbeitrag oft minimal.

In traditionell, nicht menschenzentriert agierenden Unternehmen, liegt laut einer Studie aus dem letzten Jahr der Zeit-/Aufwandsanteil von bürokratischen Prozessen und Aufgaben bei über 30%. Bei menschenzentriert agierenden bei weit unter 20%. Ein Unterschied von mindestens 10%, einem halben Arbeitstag pro Woche oder 10% der Gesamtgehälter (plus weiterer Prozesskosten). Irrsinn? Ja, klar!

Das Perfide und zugleich die wohl größte Schwierigkeit: Alle Maßnahmen, die wir heute als bürokratisch (und damit häufig als überzogen und übertrieben) wahrnehmen, waren einst optimale Lösungen für relevante Probleme (so wie alles, was wir nicht nur zum reinen Vergnügen tun, unsere Antwort auf ein Problem ist – meist die beste, die uns dazu einfällt bzw. einst eingefallen ist.). Sie waren und sind (meistens) also nicht sinnlos und doch mittlerweile oft aus der Zeit gefallen! 

Die Kernfrage, die wir uns bei der Lösung des Bürokratieproblems immer wieder stellen sollten, ist also: Wozu diente diese Lösung einst, ist sie in dieser Form immer noch notwendig bzw. relevant und wenn ja, wie kann man das Problem zeitgemäßer und mit weniger Aufwand lösen. 

Ein Klassiker ist etwa, die Abstimmung von Entscheidungen und Nicht-Entscheidungen (was deutlich schlimmer ist) in möglichst großen Runden, um sicherzustellen, nicht aus Versehen, den eigenen Arsch zu riskieren. Womit mangelndes Vertrauen, Unsicherheit bzgl. einer aktuell fachlich besten Entscheidung oder ein Defizit an Freiraum und Mut wahrscheinlich die eigentlichen Problemstellungen sind, und nicht nur die persönliche Angst vor einer Fehlentscheidung. Eine alternative Lösung wäre hier ein neuer Entscheidungsprozess, der besser zu den Anforderungen passt. 

Ein anderer Klassiker ist der Wunsch nach Kontrolle der Aktivitäten anderer, was deren Last erhöht und am Ende oft mehr Schein als sein ist. Zumal damit die Wahrscheinlichkeit wächst, dass Dinge geschönt und vertuscht werden. Schließlich werden sich nur wenige trauen, zu dokumentieren, dass sie die Erwartungen (und Ziele) nicht erreicht haben – außer, sie können die Schuld ganz eindeutig auf andere schieben. Ein Vorgehen, das ebenfalls oft auf mangelndes Vertrauen und eine besch…… Kooperation und fehlende Ehrlichkeit und Offenheit zurückzuführen ist. Die Kontrolle erleichtert auch die Selbstdarstellung und den Machterhalt. Und so mancher Report wird in drei verschiedenen Fassungen erstellt, weil die Anfrager im Detail andere Vorstellungen haben, die Vorlagen unbedingt eingehalten werden müssen und sich nicht einigen wollen oder können. Ach und vergessen sollte man auch nicht, die umfangreiche Dokumentations“pflicht“ (=?!) bei Abrechnungen mit dem Unternehmen, etwa bei Reisekosten und sonstigen kleinen Ausgaben oder Schichtpläne, die nach erscheinen, umständlich von den Betroffenen auf dem kleinen Dienstweg getauscht werden müssen (statt die Verantwortung direkt bei denen zu belassen, die die Schichten füllen sollen).  

In vielen Fällen ist es leicht Alternativen zu finden, wenn man sich die Mühe gemacht hat, die Hintergründe zu verstehen. Wobei es nicht immer leicht ist, diese Alternativen auch so umfassend zu implementieren, dass wir wirklich wirksam werden. Oft reicht es aber, sich ein paar erste Fragen zu stellen (gleich folgt mehr dazu) und an Kleinigkeiten zu arbeiten, um zügig erste (große) Erfolge zu erzielen. Bei so manchem Thema wird klar, dass es niemandem mehr einen Mehrwert bringt, wenn so weiter gemacht wird wie bisher, bei anderem wird allerdings auch klar, dass es tatsächlich keine sinnvolle Alternative gibt. 

Also, wie unterscheidet man die Spreu vom Weizen und wie wird man den Ballast los und wie findet man das richtige Maß?

Ein erster Schritt:

Mach dir bewusst, wo dein Unternehmen jetzt in Bezug auf (zum Beispiel) folgende Gegenüberstellungen steht und wo es in 3 Jahren stehen soll(te). Nutze eine Skala von 0 bis 10, schreibe dir jeweils für den Status quo und deinen Wunsch die von dir vergebenen Punkte pro Zeile auf und addiere sie zu zwei Summenwerten. (Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, insbesondere nicht in Bezug auf deine/eure individuelle Situation, du kannst sie also gerne kürzen oder erweitern.) 

  • Es herrscht: ein gesundes Misstrauen oder ein gesundes Vertrauen.
  • Es herrscht: hohe Planbarkeit oder große Flexibilität.
  • Wir agieren mit: großer Stabilität oder viel Dynamik.
  • Ich werde im Job: aufgrund meiner Position in der Hierarchie oder aufgrund meiner Rolle im Prozess geachtet.
  • Um zu wissen, was gut und richtig ist und entsprechend zu entscheiden, nutzen wir: ein striktes Regelwerk oder klare Rahmenbedingungen und daraus abgeleitete Prinzipien.
  • Wenn es darum geht Kollegen und Mitarbeitende zu führen setzen wir auf: disziplinarische Autorität oder menschliches miteinander auf Peerebene und gemeinsame Führung.
  • Die Dokumentation von Entscheidungen und Beschlüsse wird: mit den Anwesenden abgestimmt erstellt oder von den Anwesenden gemeinsam erstellt.
  • Abläufe sind bei uns eher: klar definiert, reibungslos optimal oder flexibel, ergebnisorientiert optimal.
  • Im Zweifel und bei potenziellen Interessenkonflikten setzen wir: auf hierarchische Entscheidungen oder auf erkenntnisoptimierte Entscheidungen.
  • Wir versuchen: den optimalen Lösungspunkt zu erkennen und darauf hinzuarbeiten oder eine der vielfältigen Lösungsmöglichkeiten umzusetzen.   

Wenn du mit den Skalen gearbeitet hast, sollten die Summen der Werte zwischen 0 und 100 liegen. Bei niedrigen Werten agiert in stark bürokratischen Strukturen, bei hohen Werten in (vielleicht schon zu) unbürokratischen. Die Ergebnisse geben dir einen ersten Hinweis darauf, wie stark du/ihr in bürokratischem Denken und Handeln verankert seit und wie groß der Schritt ist, deinen Wunsch nach einem neuen Status umzusetzen.  

Die besondere Herausforderung bei der maximalen Reduktion von Bürokratie ist, ein System zu gestalten, neues System zu gestalten, das mindestens in gleichem Maß wie zuvor Verlässlichkeit, Sicherheit, Stabilität und Berechenbarkeit bietet und dennoch in der aktuellen Arbeits-, Markt-, Anforderungs- und Erwartungswelt bestehen kann. Meine Erwartung ist, dass in der Zukunft vor allem die Organisationen profitieren, die (sich) ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem Spitzenleistung in und trotz schwierigerer Aufgabenstellungen möglich ist. Ein Weg der aus meiner Sicht immer über individuellen und organisational Flow führt und in dem es deutlich mehr darauf ankommt das System in an und mit dem gearbeitet wird zu verstehen und sinnvoll zu gestalten. Menschliche Führung und menschenzentriertes  Management werden in den nächsten Jahren dramatisch an Bedeutung gewinnen, denn – Stand heute – sind sie die Schlüssel, um die Wende zu belastungsarmen, leistungsstarken, anpassungsfähigen und zugleich Resilienz bietenden Organisationen zu schaffen.

So und jetzt ganz konkret: so kannst du loslegen

Um das Level an Bürokratie bei dir im Unternehmen auf das optimale Maß zu reduzieren und den Wertbeitrag „pro Aufgabe/Prozess“ zu optimieren, kannst du mit folgenden Schritten beginnen:

  • Lade dir einen möglichst große Gruppe ein, mit der du regelmäßig, etwa alle 2 Wochen, für ein paar Stunden „verschwinden“ kannst, um Folgendes zu tun:
    • Sucht euch jeweils ein, zwei oder drei Prozesse und Abläufe an, die euch aufgefallen sind, weil sie aus eurer Sicht unnötig sind, euch mehr Zeit rauben als notwendig, Entscheidungsgeschwindigkeit unnötig reduzieren, interne Reibung und Konflikte erzeugen, der Nutzung von Fachkompetenzen unterbinden oder sonst einem optimalen Ablauf im Weg stehen und beschreibt, wie diese eure Wirksamkeit beschränken.
    • Überlegt gemeinsam, welches ursprüngliche Problem diese Vorgehensweisen eigentlich (einst) lösen sollten?
      • Gelingt diese Problemlösung auf diesem Weg heute noch?
      • Welche neuen Probleme entstehen (inzwischen) durch dieses Vorgehen?
      • Besteht das Problem heute in dieser Form noch immer oder ist das von euch identifizierte Thema ein Relikt aus alten Zeiten? Wenn ja, wie kann es schnellstmöglich abgeschafft werden?
    • Klärt gemeinsam, wie sich die von euch identifizierten Prozess und Abläufe auf das Führungssystem und die Regeln der Zusammenarbeit bei euch auswirken. Was hat sich der Bürokratie untergeordnet? Wo laufen Dinge konträr zueinander?
    • Versucht alternative Ansätze zu identifizieren, die das ursprüngliche Problem lösen ohne große Neben- und Auswirkungen auf andere zu haben? Wie müsste sich das Führungs- und Managementsystem ggf. verändern? Welche Regeln und Rahmenbedingungen müssten angepasst werden und gelten, damit dieses Alternative gut funktioniert?

(In jedem dieser Schritte könnt ihr zunächst jeder für sich, dann in Kleingruppen und dann im Plenum überlegen, euch austauschen und zu Lösungen kommen. Ziel ist mehr gemeinsames (Problem)Verständnis zu schaffen.)

Wenn ihr eine Lösung gefunden habt:

  • Beschreibt sie in einem Satz?
  • Beschriebt die Kernelemente: Was daran ist wirklich wichtig und relevant?
  • Welche Annahmen habt ihr gemacht, die ggf. noch getestet werden müssten?
  • Gibt es eine Möglichkeit das neue Vorgehen im kleinen Kreis aber vollständig zu auszuprobieren?
  • Wer könnte/sollte an einem solchen Experiment teilnehmen?
  • Welche Erkenntnisse und Informationen sollen gesammelt werden, um eine aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten?
  • Welche Parameter sagen euch am Ende, ob das Experiment geglückt oder gescheitert ist? 
  • Wie viel Zeit kann/soll in die Vorbereitung des Experiments einfließen, wie lange soll es dauern, wie viel darf es kosten (einschließlich der Zeit der Mitwirkenden)? Wie groß soll/muss der positive Effekt der neuen Lösung im Vergleich zum alten Vorgehen sein, damit die neue Lösung als neuer Standard umgesetzt wird/werden kann? 

Was immer ihr als Lösung in ein solches Experiment einfließen lasst:

  • Macht es einfach! Testet nicht zu viel auf einmal.
  • Arbeite nur mit Freiwilligen!
  • Habt Spaß!
  • Startet in eurem eigenen Umfeld! Bezieht andere (Freiwillige) nur dann mit ein, wenn es sich nicht vermeiden lässt.
  • Wechselt nicht gleich, sondern behaltet das andere Vorgehen parallel bei!
  • Verbessert, wann immer etwas nicht optimal läuft und testet es erneut!
  • Haltet immer das ursprünglich zu lösende Problem im Blick und verliebt euch nicht in eure neue Lösung!

Was immer ihr tut, macht euch klar, dass es viele gibt, die von der herrschenden Bürokratie profitiert haben, ihr selbst an gewissen Stellen sicherlich auch, etwa in Bezug auf eure Karriere. Macht euch diese Punkte bewusst und adressiert sie angemessen, minimiert den Widerstand und schafft neue Wege Wertbeiträge zu optimieren. Am Ende ist das Argument, das (in den meisten Organisationen) am meisten zählt: Wie schaffen wir mehr Wertbeitrag mit und für zufriedenere und leistungsbereite Mitarbeitende(, ohne dabei persönlich etwas wesentlichen einzubüßen)? Denn das ist es, was, Erfolg und Spitzenleistung ausmacht. Das ist es, was den am Ende bewusst in Kauf genommenen Rest an Bürokratie zum Segen und nicht zum Fluch macht.  

Wenn du wissen willst, wo du mit deinem Unternehmen, in Bezug auf die Bürokratiemenge und einige andere Symptome und Ursachen für die Verschwendung von Energien und nicht genutzten Chancen zur Wertschöpfung steht, dann nutze hier eines meiner Tools (https://www.surveymonkey.de/r/Zh22-1) und erhalte von mir eine kurze Auswertung dazu (auf Wunsch auch mehr). Zugleich kannst du bis Ende Februar 2022 auch noch ein Buch gewinnen. 

Die Systeme der Vergangenheit machen uns kaputt – Zeit zum Auf/sbruch

Die Systeme der Vergangenheit machen uns kaputt – Zeit zum Auf/sbruch

Die Hintergründe

Wer sich bewusst umsieht, weiß: was früher gut und richtig war, ist heute kein guter Ratgeber mehr! Die alten Systeme zerstören unsere Zukunft! Egal ob in der Bildung, der Gesundheit, der Mobilität, der Politik oder der Arbeit. Die Anzeichen stehen in immer mehr Bereichen auf Sturm, die Symptome des Niedergangs sind allgegenwärtig. Und was tun wir? Nichts!

Was steckt dahinter?

Solche Systeme sind wichtig für uns, weil sie uns entlasten und Sicherheit suggerieren. Ihr Sinn ist es, uns das Leben immens zu erleichtern. Ohne diese Systeme und unser Vertrauen, dass diese leisten, wozu sie geschaffen und worauf sie optimiert wurden, ohne, dass wir wissen, wann, was und warum es geschieht, mangelt es uns schnell an Klarheit, Stabilität und unser Selbstbewusstsein schwindet. 

Doch was, wenn diese Systeme tatsächlich nicht mehr leisten, wozu wir sie so dringend brauchen? Wenn sie langfristig zerstören, was sie bewahren sollten?
An vielen Stellen, in der Politik, der Bildung, der Kirchen, der Mobilität und der Arbeit wird das Versagen der alten Muster und Strukturen immer offensichtlicher. Der Niedergang rast auf uns zu und ist kaum mehr aufzuhalten. Und doch stehen wir paralysiert da und trauen unseren Augen nicht. Es wäre zu katastrophal zuzugeben, dass wir fundamental anders agieren, unser (Selbst)Verständnis ändern und mit neuen Tatsachen leben müssen.

Der Weg, auf dem wir wandeln, ist einer, bei dem wir einen ungeheuren Anteil an Energie darauf verwenden, den Status Quo zu bewahren, auch wenn die Kosten-Nutzen-Relation sich ins Minus kehrt. Statt die Voraussetzungen zu schaffen, um optimale Wertbeiträge zu ermöglichen, zelebrieren wir den Hang zur Kontrolle der Wertschöpfung und manövrieren uns damit in ein verhängnisvolles Dilemma. Wir sind zu Sklaven der „Art und Weise“, des Sollens statt des Könnens und des „Wie und Warums“ geworden. Wir tun die Dinge, weil sie, wie einst festgelegt, getan werden sollten, statt uns Gedanken zu machen, wie sie, in immer neuen, zunehmend komplexen und dynamischen Umfeldern, weit weg von den alt bekannten Rahmenbedingungen, am besten getan werden könnten. 

Aber wie können wir aus einem System ausbrechen, dass den Eindruck vermittelt einerseits den Anforderungen (noch irgendwie) zu entsprechen und an das wir glauben wollen, weil das immer der bessere Weg war? Die Zahlen, Daten und Fakten, die Profite und die ausgeübte Kontrolle scheinen zu belegen, dass die Fehler bei anderen Umständen zu suchen sind, im Außen, bei den zu hohen Anforderungen der Märkte, beim zu schnellen Wandel der Technologien, bei dem Unwillen der Mitarbeitenden Veränderungen mitzugehen. 

War nicht immer schon erfolgreicher, wer seine Vorgaben und Pflichten erfüllte und eben gerade nicht von gewohnten Wegen abwich, unnötige Risiken einging oder neue Ideen ausprobierte? Wurde nicht diejenige belohnt, die sich als kompetent in der Anwendung und korrekten Auslegung der Regeln hervortat?
Das Scientific Management des F.W. Taylor war, mit seiner Betonung des einen, richtigen Weges, nicht ohne Grund der Schlüssel auf dem Weg zu mehr Qualität, niedrigeren Kosten, optimierten Abläufen, klaren Strukturen und effizienten Prozessen. Es war der Weg, der mehr Wohlstand für viele ermöglichte.

Da kann es nur gefährlich wirken, von diesem sichern Pfad abzuweichen!

Viele der Systeme, mit und denen wir leben und arbeiten, sind in der Vergangenheit und aus der Vergangenheit erwachsen. Sie waren Sammelbecken guter und richtiger Entscheidungen und Erfahrungen. Sie waren das Ergebnis großer Fortschritte und Erfolge. Um diese zu systematisieren, haben wir, wo immer möglich, unsere Routinen und Strukturen an diese Handlungs- und Denkmuster angepasst. Aus diesen Anpassungen wurden Gewohnheiten und aus den  Gewohnheiten der Glauben, dass diese Wege immer die besten sein würden.  

Jetzt klammern wir uns an diesen Glauben, an Zahlen, Daten, Fakten und stecken in einer Sackgasse. Und je mehr wir in der Sackgasse stecken, desto mehr klammern wir uns an das gewohnte. 

Die Symptome des Systemversagens sind inzwischen allgegenwärtig

Die Symptome für das Versagen der alten Ideen sind nicht mehr zu übersehen: Non-Kooperation, offensichtliche, ungebremste Ressourcenverschwendung (insbesondere die menschlichen Denk- und Kreativvermögens), widersprüchliche Zielsetzungen, Intransparenz, langsame Entscheidungen, Sarkasmus und Zynismus, überzogene Bürokratie, wachsende Konflikte, Misstrauen.

Allein die Idee, dass es hilfreich sei, Wissens- und Kreativarbeit nach Zeit abzurechnen, ist bei näherer Betrachtung dunkler Aberglaube. Jahreszielgespräche, wöchentliche Projektreports (womöglich in verschiedenen Layouts, aber fast gleichen Inhalten), langfristige Budgetzuweisungen, künstliche Ressourcenverknappung und hierarchisch, statt bedarfsgerechter Ressourcenverteilung, all das und vieles mehr macht in einem zeitgemäß handelnden Unternehmen keinen Sinn mehr. Darauf zu verzichten kostet nicht Kontrolle, sondern bringt mehr Wirksamkeit und Erfolg. 

Diese Symptome sind sicht- und messbar. Wenn Du Dich traust, kannst Du Dir hier selbst ein Bild verschaffen. Sie finden sich im Engagement, der Menge an Bürokratie und in klassischen und oft tief verwurzelten Widersprüchen des Gesamt-Zusammenarbeitssystems.

Wir müssen, können, sollten und dürfen uns auf neue Systeme und Strukturen einlassen. 

Die future-proof Orga

Die Ursachen für unser Zögern, tiefgreifendere Veränderungen zu starten, liegen auf der Hand. Lieber mit dem klarkommen, was man kennt, womit man aufgewachsen ist, als sich auf unbekanntes, neues Terrain wagen. Das hält uns davon ab, unsere Umwelt, die Bildung unserer Kinder, das Gesundheits-(oder eher Krankheits)system oder eben unsere Arbeitssituation zu verändern und neu aufzustellen. Immer brav die Füße stillhalten, die alten mentalen Modelle mit irgendwelchen Erklärungen am Leben erhalten, als den (gar nicht sooo) schmerzvollen Weg der (Selbst)Erkenntnis zu gehen. Wir sind halt bequem. So bequem, dass wir, na, ich sag mal die meisten, daran und damit untergehen würden, wären da nicht ein paar Unbeugsame, die für einen Wandel kämpfen.

Für die Art, wie wir zusammenarbeiten bedeutet das: Wir müssen unsere Arbeitssysteme NOCH VIEL WEITER für das Unbekannte, nicht Planbare, öffnen, müssen anpassungsfähiger und flexibler werden. Dazu müssen wir uns gegenseitig helfen, mit Selbstverantwortung und Selbstorganisation umzugehen. Wir müssen wieder menschlicher, respekt- und würdevoller miteinander umgehen. Besser und häufiger tun, wovon wir überzeugt sind. Dazu müssen wir aber erstmal unsere Überzeugungen wiederfinden, uns Raum geben, um zu erkennen, was wir können und wollen, wo wir beitragen können, was wir und die Unternehmen, in denen wir tätig sind, brauchen, damit wir alle gemeinsam davon profitieren.

Wer ausbrechen will, aus dem System, muss das aktiv tun. Es ist ein Opt-out, bei dem die meisten Ängste haben, sich gegen alle anderen zu stellen. Dabei ist die Sehnsucht und der Wunsch bei vielen groß, das System anders zu gestalten. Doch, wie? 

Ich sehe grundsätzlich zwei Wege: der natürlicherweise optimale Ansatz ist, aus einer zentralen Führungsrolle heraus das Systemupdate anzustoßen. Der alternative Weg ist es im kleinen, von innen heraus, die Systemkomponenten, die man als Einzelner, Team, Abteilung, Bereich im Wesentlichen „im Griff“ hat, so anzupassen und zu verändern, dass im kleinen positive Wirkungen entstehen, die es vielleicht sogar schaffen andere zu animieren hier nachzueifern. Wie gut sogar Schulen das hinbekommen, obwohl sie in großen übermächtigen Politik- und Föderalismussystem stecken, zeigen die „Schulen im Aufbruch“. 

Es gibt erprobte Wege, doch sollte man sich bewusst machen, welcher Weg der geeignetste ist, was ausreicht und was ggf. zu wenig Fortschritt mit sich bringt. ‚new work‘ wird leider manchmal (zu oft?!) nur als Arbeit an der Oberfläche genutzt. Zu verführerisch sind die Quick fixes und wenn etwas tiefer geht, ist es zunächst oft nur ein singulärer Ansatz, der ein Symptom heilt, aber das System im Wesentlichen unverändert lässt. Agilität wird oft ähnlich implementiert. Da wird nur mit einzelnen Teams gearbeitet, ohne dessen Umfeld darauf einzustellen. Anpassungen finden nur im kleinstmöglichen Umfeld, statt das Unternehmen umfassend darauf einzustellen, was in den agile(re)n Bereichen geschieht. 

Doch, wer den Blick leiten lässt, wer sich darauf einstellt bewusst hinzuschauen, der kann erfassen, was getan werden kann. Wohin muss man also sehen, wenn man das System Arbeit verstehen und verändern will?

Leicht wahrzunehmen sind die Elemente, die nicht funktionieren, schwerer ist es, die zu erkennen, die funktionieren, bzw. zu verstehen, ob und wie sie weiterhin funktionieren können.

Wer genau hinsieht, den Griff in die Werkzeugkiste wagt und eine bewusste Analyse und  ernsthafte Diagnostik für sich nutzt, der stolpert häufig über Klassiker, wie abbrechende Kommunikationswege, widersprüchliche Zielsetzungen, falsch eingesetzte Bonistrukturen. Der erkennt konzeptbefreite, inhaltsleere Strategien, Visionen ohne echte Aussage und Inspiration, Prozesse ohne Wertbeitrag, Strukturen ohne wertschöpfende Aufgabe und Führung ohne Menschlichkeit. 

Und genau das zeichnet solche future-proof Organisationen aus: Menschlichkeit. Der Fokus auf den Menschen und die in uns steckenden dynamischen Fähigkeiten, also die Kompetenz uns anzupassen, mit Stress- und Ruhephasen bewusst umzugehen, unser Wissen zielgerichtet einzusetzen und damit vor allem auch Situationen gute Entscheidungen zu treffen, die wir als komplex bezeichnen. 

Wir sind darin geübt, ob im Straßenverkehr oder im Umgang mit unserem sozialen Umfeld. Wir können auch in klar strukturierten und zugleich relativ regelarmen Umfeldern, ohne ständige Kontrolle so agieren, dass wir (meist) gut ankommen, und oft neue Lernerfahrungen machen, die uns auf unserem persönlichen Weg weiterbringen. 

Auf dem Weg erleben wir Mut, Gestaltungsraum, Experimentierfreudigkeit, Resilienz, zugleich ein hohes Maß an psychologischer Sicherheit durch klare, umfassende Kommunikation, Transparenz, Respekt, Partizipation, Wertschätzung und ein sinnvolles Maß an eingeräumter (Selbst)Organisation.

Was daraus entsteht, und das ist mit Blick auf die Zukunft das vielleicht wichtigste Gut, ist Lösungsraumbewusstheit. Der klare Blick auf die (neuen) Unklarheiten des Arbeitslebens. Darauf, dass heute kaum noch eindeutige, singuläre Lösungspunkte für Probleme existieren, sondern, dass wir in Lösungsräumen denken müssen. In multidimensionalen Räumen, in denen viele Ansätze und Kombinationen von Ideen gleichwertige Ergebnisse liefern. Jetzt und in der Zukunft gibt es keine ‚eine‘ „einfache“ optimale Möglichkeit mehr, ein Ziel zu erreichen, es sind von nun an immer viele Wege. Und die neue Führungsherausforderung ist, diese vielen Wege gleichermaßen zuzulassen, auch wenn sie der eigenen Erfahrung zu widersprechen scheinen. 

Menschlichkeit ist das zentrale Element, um neue Lösungen und Möglichkeiten zu nutzen. Es ist der Hebel, um unsere Fähigkeiten miteinander zu verknüpfen und uns selbst so wirksamer zu machen. 

(Selbst)Reflexionsimpulse

Weil das Thema Menschlichkeit so zentral für ein Neudenken und Neuhandeln und für eine future-proof Organisation ist, hier ein paar konkrete Reflexionsimpulse dazu. (Frei nach einem Fragebogen aus dem Buch „The humancentric workplace“ von Simone Fenton-Jarvis.)

Wie sieht es in Deinem Unternehmen aus?

  1. Ideen und Impulse werden geteilt, um sich gegenseitig zu inspirieren
    vs.
    Wir bewegen uns zwischen „not invented here“ und „das haben wir schon immer so gemacht“ hin und her.
  2. Das persönliche Engagement aller ist jeden Tag spürbar.
    vs.
    Dienst nach Vorschrift überwiegt.
  3. Wir probieren immer mal etwas aus und sind uns der Risiken bewusst.
    vs.
    Wir sind nicht bereit etwas zu riskieren und Niederlagen zu akzeptieren.
  4. Vertrauen ist ein wichtiges Gut und wir tun vieles dafür, das gegenseitige Vertrauen zu stärken.
    vs.
    Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
  5. Wir sind uns unserer ethischen und moralischen Verantwortung füreinander, für unserer Kunden und die Welt sehr bewusst.
    vs.
    Moral? Braucht kein Mensch. Wir kommen besser ohne klar.
  6. Wir sind stolz auf das Erreichte und blicken zuversichtlich in die Zukunft.
    vs.
    Gerüchte, Ironie und Sarkasmus bestimmen die Gespräche über das Unternehmen.
  7. Wie investieren in Werkzeuge und Arbeitsplätze, um optimale Bedingungen für großartige Arbeit zu erzeugen.
    vs.
    Wie, wo und womit wir arbeiten ist inzwischen ziemlich angestaubt.
  8. Wir suchen immer wieder nach Menschen, die von ihrer Art zu uns passen und die uns als Unternehmen herausfordern und mit neuen Ideen weiterbringen.
    vs.
    Wir suchen immer wieder nach Menschen, die können, was wir gerade brauchen.

Bewerte jedes Aussagenpaar mit einem Wert zwischen 0 und 10, je nachdem wo Du Dein Unternehmen siehst. Dann rechne zusammen…
Und wenn Du ganz sicher gehen willst, dann Frage eine(n) der anderen im Unternehmen, die Fragen auch zu beantworten.  

8-16 Punkte: Wow! Hier bist Du Mensch, hier sollst Du sein! 

17 – 32 Punkte: Ein menschlicher, positiver Umgang miteinander ist Euch wichtig. Schau Dir die Problemfelder an und arbeitet gemeinsam daran noch besser zu werden.

33 – 48 Punkte: Ihr seid so mittendrin. Es knirscht und knackt im Gebälk. Zeit ein paar Dinge grundlegend anders zu machen, bevor die Konstruktion nachgibt und Euch begräbt.

49 – 60 Punkte: Ich hoffe ihr seid hochgradig technisiert und Deine Kollegen sind Roboter, wenn nicht, dann ist das Umfeld pures Gift für ein sinnvolles Sozialverhalten.   

61 – 80 Punkte: Ohoh. Das ist hoffentlich nicht Dein Ernst und wenn doch, dann würde ich versuchen, die Flucht zu ergreifen. Denn etwas Besseres als das findet sich immer, vor allem in einem Arbeitnehmermarkt!

Wie findest Du heraus, wo Du mit Deinem Unternehmen stehst? 

Es ist zunächst die Frage, was das Unternehmen auf dem Weg in die Zukunft bremst, welche Hemmnisse und Störungen dem im Weg stehen. Dazu nutze ich mit meinen Kunden Tests bzw. Online-Befragungen, die ich Dir hier zwei in einer vereinfachten Version zur Nutzung anbiete. Unabhängig davon findest Du weiter unten weitere Reflexionsfragen.

Der erste Onlinefragebogen betrachtet die Symptome: Das Engagement, das Maß an Bürokratie und klassische sich widersprechende und damit Konflikte auslösende Systemkomponenten und -anforderungen. (Den Link dazu hast Du oben schon einmal gesehen.)

Der zweite Fragebogen blickt tiefer und deckt die Schwachstellen im (Zusammenarbeits-)System mit ausgesprochen hoher Präzision und minimalem Aufwand auf.

Um diesen ersten Schritt für Dich leichter zu machen 😉 erhalten die ersten 5 Teilnehmer ein Buch (‚Agile by Choice“ von Lukas Michel) von mir geschenkt. Ebenso verlose ich unter allen weiteren Teilnehmern bis Ende Februar je zwei Exemplare von „The Performance Triangle“, „People-centric Management“ und „Agile by choice“.    

Ich selbst nutze bedarfsgerecht solche Diagnostiken als Startpunkt bei der Beratung und Begleitung von transformationswilligen Unternehmen oder im Führungskräftecoaching. Auf dieser Basis und im Dialog über die Ergebnisse erkenne ich sehr schnell, welche Probleme welchen Grad an Relevanz besitzen und die Hebel, die es erlauben, zügig und gezielt voranzugehen, um zeitnah sichtbare positive Erfahrungen  mit der Entwicklung zu schaffen. 

Um dann das alte System zu knacken und ein neues zu etablieren, beziehe ich möglichst viele Menschen aus den unterschiedlichsten Ecken des Systems mit ein. Wie genau hängt davon ab, wie das alte System wirkt und wie die Menschen damit konkret umgehen. Dafür braucht’s die (o.g.) Diagnostik, die Reflexion der Managementpraktiken mit dem ManagementModelCanvas und sehr ernsthafte, offene und ehrliche Gespräche. Dann, wenn klar ist, dass etwas getan werden soll, heißt es gemeinsam überlegen, was wegkann und was bleiben soll. Die einzelnen Schritte sind in einem Ansatz beschrieben, den vor ein paar Jahren entwickelt und ‚Corp. Co-Recreation’ genannt habe.

Wen Du und Ihr selbst und unabhängig von externer Unterstützung vorangehen wollt (oder müsst), empfehle ich, die Aufmerksamkeit darauf zu fokussieren, wie abhängig bzw. frei die Teams und Abteilungen sind. Geeignete Fragestellungen dazu sind:

  • Welche Wahlfreiheit haben sie, wie sehr wird ihnen und ihrem Urteil vertraut?
  • Wer ist wofür von wem und was abhängig, vor allem in Bezug auf Entscheidungen und Ressourcenallokation? Sind diese Abhängigkeiten bekannt und bewusst?
  • Wie ist das Wissen verteilt und wer hat  ausreichend Wissen, um Entscheidungen für sich bewerten zu können? (Nur wer Entscheidungen nachvollziehen kann, kann diese auch wirklich mitgehen und unterstützen).
  • Wie sehen Führungsrollen und Verantwortungsverteilung aus?
    Wird Verantwortung möglichst weit eingeräumt und tatsächliche Verantwortung ermöglicht?

Weitere relevante Fragen sind:

  • Wie werden Visionen und Strategien ge- und erklärt und wie breit sind sie verankert?
  • Wurden Strukturen, Projekte und Prozesse so weit wie möglich von Ballast befreit?
  • Ist allen bewusst, wie Wertbeiträge im Unternehmen entstehen und wie kann das bewusst gemacht werden?
  • Fühlst Du Dich im Unternehmen sicher, oder hast Du vor irgendetwas Angst oder Sorgen? 
  • Wie stark ist der Austausch untereinander? Wie und wann kann voneinander gelernt werden?
  • Ist die Verteilung von zentralen und dezentralen Aufgaben und Entscheidungen wirklich optimal, um den Geschäftszweck zu erfüllen? 
  • Wie steht es um Moral und Ethik? Sind das Themen, die bei Entscheidungen eine Rolle spielen?
  • Freust Du Dich eher auf den Freitagnachmittag oder den Montagmorgen?
  • Wer feiert Eure Erfolge, alle oder einige?
  • Wie geht ihr mit abweichenden Meinungen und Ideen um? Gibt es die Tendenz zum Groupthink?
  • Wie flexibel kannst Du Deine Arbeitszeiten planen bzw. wie sehr bist Du in die Planung eingebunden?
  • Ist Anwesenheit wichtiger als Leistung? Wie wohl fühlst Du Dich, wenn Du früher gehst oder später kommst? Wie fühlst Du Dich, wenn Du früher kommst oder länger bleibst? 
  • Wie weit geht der Blick auch nach außen, auf die positiven und negativen Auswirkungen des Unternehmens auf das Umfeld und die Umwelt?

Und, ehrlich, es gibt da noch jede Menge mehr an Punkten, die es gemeinsam zu betrachten lohnt.

Stell auf den Prüfstand, was immer Dich und Euch umgibt: Die Bürokratie, die Prozesse, die Strukturen, die Routinen und Rituale, die Vorgehensweisen, Gewohnheiten und Symbole. 

Fragt Euch, warum getan wird, was getan wird. Klärt gemeinsam alle 3 Monate bei allen laufenden Projekten, ob sie noch sinnvoll sind und entscheidet über ‚Volldampf‘, ‚einfrieren‘ oder ‚abblasen‘. 

Vor allem: Lass Dich und lasst Euch nicht beirren, glaubt an Eure (dynamischen) Fähigkeiten, traut Euren Wahrnehmungen und differenziert klar zwischen den Dingen, die wirklich Potenzial haben und die mehr Menschlichkeit fördern und jenen, die Euch am Ende nur behindern und bremsen. Denn bremsen sollten wir in Zukunft nur noch sehr bewusst diejenigen, die versuchen uns dabei aufzuhalten, neue, zeitgemäßere Arbeitswelten zu schaffen!