Die Jahre gelten für Ihre Branche. Für die Stufen 0 bis 3 gibt es Erhebungen und Prognosen, die Stufen 4 und 5 sind meine Einschätzung. Alle Zahlen sind eine Modellrechnung für ein typisches Unternehmen Ihrer Branche. Sie zeigen die Richtung, keine Vorhersage für Ihr Unternehmen.

Die Annahmen dieser Ansicht. Für die Verbreitung von KI gibt es Erhebungen. Für Zeitanteile, Stellen und Regeln gibt es kaum belastbare Zahlen. Die Werte dazu sind meine Annahmen und stehen deshalb hier.

• Das typische Unternehmen: Jede Branche hat eine Vorlage mit Bereichen und Köpfen, hochgerechnet auf etwa 30, 120, 450 oder 1.500 Mitarbeiter. Leitungen wachsen dabei langsamer als die übrigen Bereiche. Die Gesamtzahl der Köpfe bleibt über alle Stufen gleich, nur die Verteilung ändert sich.
• Zeitanteile: Für jede Art von Arbeit gibt es drei geschätzte Mischungen, ohne KI, mit üblicher KI und mit KI in der Steuerung. Die Fertigung verbringt darin 82, 81 und 60 Prozent der Zeit mit Routinearbeit, die Sachbearbeitung 70, 60 und 25 Prozent. Stufe 1 und Stufe 3 sind Mittelwerte. Stufe 5 setzt den Trend gedämpft fort.
• Routineentscheidungen: Von 100 Routineentscheidungen trifft KI in den Stufen 0 bis 5 oder bereitet vor: 0, 2, 8, 20, 45 und 70. Ein Branchenfaktor von 0,6 (Krankenhaus und Pflege) bis 1,3 (Softwareentwicklung) verändert diese Werte, höchstens bis 85. Der Wert gilt für die ganze Stufe und steht überall gleich.
• Spürbar heißt im Modell: KI trifft 15 von 100 Routineentscheidungen oder bereitet sie vor. Gartner erwartet bis 2028 mindestens 15 Prozent selbst getroffene Arbeitsentscheidungen. Das Modell zählt auch vorbereitete Entscheidungen und erreicht den Wert deshalb früher.
• Vorlauf: Für Regeln und Schulung rechne ich je Größe mit 12, 18, 21 oder 24 Monaten. Das ist meine Einschätzung. Bei einem Produktionsunternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern läge der rechnerische Anfang mit 12 statt 18 Monaten Anfang 2026 statt Ende 2025, mit 24 Monaten Anfang 2025. Die Richtung bleibt dieselbe.
• Die vier Regeln sind ein Ausschnitt. In den zehn Kästchen zählen sie 30, 25, 25 und 20 Punkte, zusammen höchstens 90, weil kein Rahmen alles erfasst. Ohne Prüfung im Takt verliert der Rahmen im Modell 15 Punkte je Jahr. Das Ergebnis ist ein Orientierungswert für den organisatorischen Rahmen. Dass eine Regel besteht, sagt noch nicht, welchen Anteil wirklicher Entscheidungen sie erfasst. Bestehende Freigaben, Qualitätsverfahren oder Arbeitsanweisungen kennt die Simulation nicht.
• Drei Monate und sieben von zehn sind meine Setzungen. Drei Monate, weil sich KI-Werkzeuge schneller ändern als ein Jahresplan. Sieben von zehn, weil ein Rahmen die häufigen und folgenreichen Entscheidungen erfassen soll, ohne jeden Einzelfall zu regeln.
• Vollzeitstellen: Die Zahl rechnet die Zeit für das Anleiten und Prüfen von KI aus allen Bereichen zusammen. Im Organigramm steht dagegen die Modellvorlage mit ganzen Köpfen, auch einem neuen Stab, wo die Vorlage ihn vorsieht.
• Rundung: Anteile sind auf fünf Punkte gerundet und so abgestimmt, dass eine Zeitverteilung zusammen 100 Prozent ergibt. Anteile unter 2,5 Prozent stehen als „unter 5 %“. Die rechnerischen Stellen und die Unternehmensgröße sind auf runde Zahlen gerundet.
• Frage 3: Ihre Antwort setzt die Marke „Sie“ und beschreibt Ihren heutigen Stand. Die Werte in den Kästen gelten für die gewählte Stufe.

Die Quellen.

• 2023 nutzte etwa jedes achte Unternehmen in Deutschland mit mindestens zehn Beschäftigten KI, 2024 jedes fünfte und 2025 gut jedes vierte, nämlich 26 Prozent (Statistisches Bundesamt, IKT-Erhebung).
• Unter den Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzten 2024 20 Prozent KI, 2025 36 Prozent und 2026 erstmals die Mehrheit mit 57 Prozent (Bitkom, September 2026).
• Bis 2028 sollen KI-Agenten mindestens 15 Prozent der alltäglichen Arbeitsentscheidungen selbst treffen, 2024 waren es null (Gartner, Oktober 2024). Zugleich erwartet Gartner, dass über 40 Prozent der Agentenprojekte bis Ende 2027 abgebrochen werden, oft wegen unklaren Nutzens und fehlender Risikokontrollen.
• Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals fördern; ein bestimmtes Niveau je Person ist dabei nicht vorgeschrieben. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten nach dem KI-Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, ab dem 2. Dezember 2027.
• Die Jahre der Stufen verschieben sich je nach Branche um bis zu zwei Jahre nach vorn oder hinten.

Für die Führung gibt es kaum belastbare Zahlen. Alle Werte hier sind Annahmen für ein typisches Unternehmen. Sie zeigen die Richtung und die Wechselwirkungen, keine Vorhersage für Ihr Unternehmen. Die Stufen und ihre Jahre sind dieselben wie in der Ansicht Arbeit und Entscheidungen.

• Zeitmix je Ebene ohne KI: Geschäftsführung 15 % Informieren, 30 % Abstimmen, 10 % Kontrollieren, 25 % Prüfen und Entscheiden, 15 % Rahmen setzen, 5 % Menschen entwickeln. Bereichsleitung 20, 35, 15, 15, 5, 10. Teamleitung 15, 25, 20, 15, 5, 20.
• Mit KI in der Steuerung (Stufe 4) sinken Informieren, Abstimmen und Kontrollieren auf etwa ein Drittel. Prüfen, Entscheiden und das Anleiten der KI steigen. Die Stufen dazwischen sind gemittelt, Stufe 5 setzt den Trend gedämpft fort, weil Abstimmen mit Menschen nicht verschwindet.
• Mobile Arbeit erhöht Abstimmen um 2 Punkte je Stufe der Arbeitsform und Kontrollieren um 2 Punkte, solange Arbeit nicht an Ergebnissen gemessen wird. Mit dieser Messung sinkt Kontrollieren.
• Agile Arbeit senkt bei der Teamleitung Informieren und Kontrollieren und erhöht Menschen entwickeln und Rahmen setzen. Schriftliche Freigabegrenzen aus Kapitel 1 senken Abstimmen um 3 Punkte auf allen Ebenen.
• Führungsspanne der Teamleitung je Größe 8, 9, 10 und 11 Mitarbeiter. Eine Bereichsleitung je fünf Teamleitungen, mindestens zwei, ab 50 Mitarbeitern.
• Prüflast: Das Modell rechnet ohne KI mit 1,3 Ergebnissen je Mitarbeiter und Woche, die zur Freigabe an die Teamleitung gehen, und mit 12 Minuten je Freigabe. Beide Werte lassen sich oben ändern. Mit jeder Stufe steigt die Zahl der Ergebnisse auf das 1,3-, 2-, 3,5-, 5- und 6-fache. Mobile Arbeit legt 8 % je Stufe darauf. Die ganze Zeit für Prüfen und Entscheiden zählt als Zeit für Freigaben, obwohl Teamleitungen dort auch anderes entscheiden; die wirkliche Lage ist eher etwas enger.
• Die Prozentwerte hängen stark an zwei Schätzungen. Mit 8 statt 12 Minuten je Freigabe läge die Auslastung bei einem Produktionsunternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern, hybrid und teilweise agil, in Stufe 4 bei 75 statt 110 Prozent, mit 20 Minuten bei 185 Prozent. Die Richtung bleibt dieselbe, die Diagnose reicht aber von vorhandener Reserve bis zu deutlicher Überlastung. Lesen Sie die Auslastung deshalb als Ergebnis unter den gewählten Annahmen.
• Rundung: Anteile und Auslastung sind auf fünf Punkte gerundet, Stunden auf halbe Stunden, Minuten je Mitarbeiter auf fünf Minuten und die Ergebnisse auf runde Zahlen. Eine Zeitverteilung ergibt zusammen 100 Prozent.
• Die Kennzahlen oben zeigen die Lage ohne Hebel. Die Hebel wirken nur in der Spalte „Ihr Weg“.
• Zonen mit Nachschau: Ab Stufe 2 werden noch 90, 70, 55 und 45 % der Ergebnisse vorab geprüft, der Rest läuft ohne Freigabe weiter. Ein Drittel der Vorab-Prüfungen wird erst danach gezeigt und kostet 4 statt 12 Minuten. Die Pflege kostet die Teamleitung 1 Stunde pro Woche.
• Stichprobe: Die Hälfte der Vorab-Prüfungen sind Vorschläge der KI, davon wird ein Drittel geprüft. Wirkt nur zusammen mit den Zonen. Die Rechnung zeigt nur die gesparte Zeit. Die Zuverlässigkeit hängt von den Fehlerfolgen, der Erkennbarkeit und dem Auswahlverfahren ab.
• KI-Vorprüfung: Eine Prüfung dauert 10 % kürzer, die Pflege der Kriterien kostet eine halbe Stunde pro Woche. Der Wert ist bewusst vorsichtig und kein Urteil über den Nutzen für jede Prüfaufgabe. Wenn zwei Sprachmodelle falsch liegen, wählen sie in einer Auswertung von über 350 Modellen in rund 60 Prozent der Fälle dieselbe falsche Antwort (Kim und andere, ICML 2025).
• Prüfung im Team: Ein Drittel der Prüfungen übernehmen Kollegen, je 25 Minuten, damit Zeit für Austausch bleibt. Senkt die Lernlücke.
• Reflexionsrunde: anfangs eine Stunde pro Woche, nach etwa drei Monaten eine Stunde alle zwei Wochen. Bessere Regeln sparen 10 % der Prüffälle. Senkt Schattenregeln und Lernlücke.
• Beratungspflicht: 30 Minuten je Mitarbeiter und Woche. Senkt das Abstimmen der Teamleitung um 3 Punkte und die Schattenregeln.
• Gewonnene Stunden gleichen zuerst eine heutige Überlastung aus. Erst der Rest zählt als Zeit für Menschen und Kultur.
• Die Lernlücke rechnet mit einem mittleren Anteil an Einsteigern und einer mittleren Wechselquote. Ohne Lernweg ist die Lernlücke deshalb ab Stufe 3 immer kritisch. Nach dem Geburtsjahr fragt die Simulation nicht. Die National Academies of Sciences in den USA stellten 2020 fest, dass Etiketten wie „Babyboomer“ oder „Millennials“ keine haltbare Grundlage für Entscheidungen über Mitarbeiter sind, weil sich Unterschiede eher aus Alter, Berufsphase und Arbeitsbedingungen erklären.
• Eine Ebene streichen heißt im Modell: Die Bereichsleitung entfällt, die Teams werden um ein Viertel größer. Bei weniger als 50 Mitarbeitern werden die Teams um 60 % größer. Den einmaligen Aufwand, die Regeln und Zonen einzuführen, rechnet die Simulation nicht ein.