Zuerst erschienen am 29. Oktober 2026 im LinkedIn-Newsletter „Die stille Macht“. Neue Folgen lesen Sie dort eine Woche früher.
Bevor Sie weiterlesen, schreiben Sie bitte eine Zahl auf: Wie viele Anwendungen mit künstlicher Intelligenz laufen in Ihrem Unternehmen? Aus dem Stand, ohne jemanden zu fragen. Bei den meisten wird das eine kleine Zahl sein, und Sie können vermutlich jede davon benennen, etwa das Pilotprojekt im Vertrieb, den Assistenten in der Technischen Dokumentation oder die Freigabe für ein Sprachmodell mit Firmenkonto.
Halten Sie die Zahl kurz fest, wir kommen am Ende darauf zurück. Mit großer Wahrscheinlichkeit stimmt sie sogar. Sie zählt allerdings nur, was als Projekt begonnen hat. In einer Projektliste steht, was bewusst eingeführt wurde, mit Budget, Freigabe und jemandem, der dafür zuständig ist. Was auf anderem Weg ins Unternehmen gekommen ist, steht dort nicht, und das ist inzwischen wohl der größere Teil.
Drei Wege, und nur einer beginnt mit einem Projekt
In „Wer prüft, zahlt“ unterscheide ich drei Schichten, in denen KI in einer Organisation arbeitet. Die erste ist die bewusst eingeführte: beschafft, freigegeben, budgetiert und meistens mit einem Projektleiter versehen, über den man in Sitzungen spricht. Sie ist die Schicht, die in Antworten vorkommt, und bei Bestandsaufnahmen ist sie meist die kleinste der drei.
Die zweite ist die Schattennutzung. Beschäftigte lassen sich mit privaten Konten Anschreiben entwerfen, Protokolle zusammenfassen und Kundenmails übersetzen, weil der offizielle Weg zu langsam ist oder es gar keinen gibt. In einer weltweiten Befragung der Universität Melbourne mit KPMG unter rund 48.000 Menschen gab 2025 mehr als die Hälfte der befragten Beschäftigten an, die eigene KI-Nutzung bei der Arbeit zu verbergen. Das IAB bezeichnet die Angaben der Betriebe zur KI-Nutzung deshalb ausdrücklich als Untergrenze.
Die dritte Schicht kommt mit dem Update. Sie steckt in Programmen, die längst da waren: im Kundensystem, das seit einiger Zeit Abschlusswahrscheinlichkeiten anzeigt, in der Beschaffungssoftware, die Angebote in eine Rangfolge bringt, im Ticketsystem, das Fälle an Techniker verteilt. Eingeführt wurde dort nichts, denn aus Sicht des Anbieters war es eine Verbesserung. Über diese Schicht hat am seltensten jemand entschieden, und sie wächst mit jeder neuen Version weiter.
Runde eins: fünf Minuten, aus dem Stand
Die erste Runde beantworten Sie allein und ohne Rückfrage. Das ist Absicht, denn gemessen wird hier ausnahmsweise nicht das Unternehmen. Gemessen wird, was davon bei der Geschäftsführung ankommt. Vier Fragen:
- Welches der Programme, mit denen bei Ihnen täglich gearbeitet wird, hat im letzten Jahr eine Funktion dazubekommen, die etwas vorschlägt, vorsortiert, bewertet oder formuliert?
- Wer hat die Einstellungen dieser Funktion festgelegt, und hat sie nach dem letzten Update noch einmal jemand angesehen?
- Ungefähr wie viele Ihrer Beschäftigten nutzen ein privates KI-Konto für die Arbeit?
- Bei welcher Entscheidung über einen Menschen, also einen Bewerber, einen Kunden oder einen Lieferanten, hat zuletzt ein Programm vorsortiert, und wussten Sie das?
Die erste Frage stammt aus dem Buch, und sie ist die wichtigste, weil sie sich aus keiner Projektliste beantworten lässt. Ein „weiß ich nicht“ ist bei allen vier Fragen übrigens keine schlechte Antwort. Es zeigt die Stelle, an der Ihr Bild vom eigenen Unternehmen aufhört, und genau dort setzt die zweite Runde an.
Runde eins, zu dritt
Bevor Sie mit der zweiten Runde beginnen, geben Sie die vier Fragen zwei Menschen aus Ihrem Führungskreis, etwa der Vertriebsleitung und der Leitung von Personal oder IT. Jeder antwortet für sich und ohne Ihre Antworten zu kennen. Danach legen Sie die drei Zettel nebeneinander. Liegen die Schätzungen bei Frage drei weit auseinander oder fallen bei Frage zwei verschiedene Namen, haben Sie den ersten Befund, bevor die zweite Runde überhaupt beginnt.
Dieser Abstand sagt mehr als jede einzelne Antwort. Er zeigt, dass in Ihrer Führung mehrere Bilder davon unterwegs sind, wo KI im Unternehmen arbeitet, und dass auf jedem davon Entscheidungen getroffen werden. Beginnen Sie die zweite Runde deshalb mit der Frage, bei der die Zettel am weitesten auseinanderliegen. Dort lohnt sich der Nachmittag am meisten.
Runde zwei: vielleicht ein Nachmittag
Die zweite Runde braucht vielleicht einen Nachmittag, mit den Fachbereichen zusammen eher länger. Gehen Sie dafür die Programme durch, mit denen tatsächlich gearbeitet wird: Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung, Personal, Service, Kommunikation und Planung, in Fertigungsbetrieben dazu alles, was an der Produktion hängt. Zu jedem Fund gehören fünf Angaben:
- das Programm und der Weg, auf dem die Funktion gekommen ist (Projekt, Schatten oder Update),
- was sie tut: vorschlagen, vorsortieren, bewerten, formulieren oder selbst etwas auslösen,
- ob danach noch ein Mensch entscheidet, und wie oft er in der Praxis vom Vorschlag abweicht,
- seit wann sie läuft,
- wer ihre Einstellungen festgelegt hat.
Die dritte Angabe verdient die meiste Aufmerksamkeit. Ein System, das formal nur vorbereitet, entscheidet faktisch mit, sobald von seinen Vorschlägen kaum noch jemand abweicht. Ob „ein Mensch beteiligt ist“, beantwortet das nicht, denn beteiligt ist er ja fast immer. Aufschlussreich ist die Frage, wovon in der Praxis noch abgewichen wird. Ein Vorschlag, der zu 98 Prozent übernommen wird, ist eine Entscheidung mit Unterschrift.
Die Bedingung, ohne die nichts herauskommt
Für die Schattennutzung gibt es eine Voraussetzung: ehrliche Antworten bekommen Sie nur, wenn vorher unmissverständlich feststeht, dass eine ehrliche Antwort keine Folgen hat. Wer erst zählt und danach über Konsequenzen nachdenkt, bekommt beim nächsten Mal keine Zahl mehr. Das gilt erst recht, wenn eine Richtlinie private Werkzeuge verbietet, denn dann ist jede ehrliche Antwort ein Eingeständnis.
Das klingt nach einer Nebensache, ist aber eine eigene Führungsaufgabe. Ob Menschen unbequeme Befunde melden, hängt davon ab, was mit den letzten unbequemen Befunden passiert ist. Wenn dort jemand ein Problem bekommen hat, erfahren Sie über die Schattennutzung wenig, ganz gleich, wie die Umfrage formuliert ist. Eine Zusage der Geschäftsführung, persönlich und schriftlich, hilft hier mehr als jede Anonymisierung.
Was Sie danach in der Hand haben
Die Liste ist noch keine Bewertung, und sie sagt auch nichts darüber, wie gut die KI ist. Sie zeigt, an welchen Stellen in Ihrem Unternehmen Programme vorsortieren, und wer die Regeln dafür gesetzt hat. Alles, was in den nächsten Folgen kommt, die Kosten der Prüfung, das Recht und die Abhängigkeiten, können Sie danach an Ihrer eigenen Liste durchgehen. Fremde Beispiele brauchen Sie dafür dann kaum noch.
Und die Zahl vom Anfang? Legen Sie sie neben die Liste. Den größten Unterschied zwischen beiden macht meistens gar nicht die Menge der Funde aus. Er steht in der letzten Spalte, in der eingetragen ist, wer die Einstellungen festgelegt hat. Dort steht nach meiner Erfahrung auffällig oft der Name eines Anbieters.
Alle Quellen dieser Folge mit Links stehen auf der Seite zum Newsletter. Dort sammle ich auch alle weiteren Folgen.
In der nächsten Folge am 12. November: Welche Arten von KI es gibt, und was jede davon von der Geschäftsführung verlangt.
Die drei Schichten und die Frage nach den Programmen beschreibe ich ausführlicher in „Wer prüft, zahlt“, Kapitel 2 „Sehen Sie nach“, mit einem durchgehenden Fall und einem Arbeitsblatt für die Bestandsaufnahme.
Wie KI die Arbeit und die Entscheidungen in einem Unternehmen Ihrer Branche Stufe für Stufe verschiebt, rechnet die KI-Impact-Simulation mit vier Fragen durch. Sie ist kostenlos und braucht keine Anmeldung: guidobosbach.com/ki-impact
Zu dieser Reihe gibt es einen Mailkurs, „Die stille Macht · Der Kurs“: zehn Wochen, jede Woche eine Aufgabe für Ihr eigenes Unternehmen, kostenlos. Die Aufgabe zu dieser Folge steht in Woche 1, Anmeldung unter guidobosbach.com/die-stille-macht/kurs.
Die englische Folge erscheint jeweils einen Tag nach der deutschen, unter dem Titel „Decided by Default“ auf meiner Unternehmensseite „Guido Bosbach | Organizational Architecture“. Wenn Sie Kollegen oder Geschäftspartner haben, die lieber Englisch lesen, können Sie die Folge dort an sie weitergeben. Wer der Seite folgt, sieht die englischen Folgen im eigenen Feed.